Kapsis Platform Aydınlatma Metni

Kapsis Platform Aydınlatma Metni
Sürüm 1 — Yürürlük tarihi: 16.09.2026

1. Bu metin ne hakkında?

Kapsis; firmaların personel, özlük, İSG, üretim, satış, satınalma ve evrak süreçlerini tek yerden yürüttüğü çok kiracılı bir iş yönetim platformudur. Bu metin, Kapsis'e kullanıcı hesabıyla giriş yapan kişilerin — yani sizin — platform üzerindeki hesap, oturum ve kullanım verilerinizin nasıl işlendiğini, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun ("KVKK") 10. maddesindeki aydınlatma yükümlülüğü çerçevesinde açıklar.

2. Veri sorumlusu kimdir? (bu ayrım önemlidir)

Kapsis'te birbirinden ayrı iki veri kümesi vardır ve bunların sorumlusu aynı taraf değildir:

• Platform hesabı ve kullanım verisi — kullanıcı hesabınız, parolanız, rol ve yetkileriniz, giriş/oturum kayıtlarınız, IP adresiniz, tarayıcı bilginiz, platform içindeki işlem izleriniz. Bu veriler bakımından veri sorumlusu Kapsam'dır. Platformu işleten, sunucuyu yöneten, erişimi ve güvenliği sağlayan taraf olarak Kapsam bu verileri kendi kararı ve kendi amacıyla işler.
• Çalışan özlük, İSG ve sağlık verisi — personel dosyaları, kimlik ve iletişim bilgileri, ücret ve izin kayıtları, sağlık raporları, işe giriş ve periyodik muayene kayıtları, İSG belgeleri. Bu veriler bakımından veri sorumlusu, verinin ait olduğu müşteri firmadır — yani çalışanı ya da muhatabı olduğunuz işveren. Kapsam bu verilere yalnızca veri işleyen sıfatıyla dokunur: müşteri firmanın talimatı ve aradaki sözleşme çerçevesinde barındırma, yedekleme ve teknik işletme hizmeti verir; bu verileri kendi amaçları için kullanmaz, başkasına aktarmaz.

Çalışanı olduğunuz firmanın özlük ve sağlık verinizi hangi amaçla ve hangi hukuki sebeple işlediğini, o firmanın kendi aydınlatma metninden öğrenirsiniz. O metin Kapsis içinde Firma Ayarları › Aydınlatma Metni bölümünde firmanız tarafından yayımlanır ve varsa bu metinle birlikte onay ekranında size gösterilir. İçeriğinden ilgili firma sorumludur; burada tekrarlanmaz.

3. Bu metnin kapsamı

Kapsam içi: hesap bilgileriniz, kimlik doğrulama ve oturum kayıtları, erişim ve işlem günlükleri, platform kullanım izleri, destek ve geliştirme talepleriniz, platform içi yazışmalarınız.

Kapsam dışı: özlük dosyanız, ücret ve izin bilgileriniz, sağlık ve İSG kayıtlarınız. Bunların sorumlusu işvereninizdir ve yukarıda 2. bölümde anlatılan ayrı aydınlatma metnine tabidir.

4. İşlenen kişisel veriler

Platform hesabınız kapsamında Kapsis'te fiilen tutulan veriler şunlardır:

• Kimlik ve iletişim: ad-soyad, e-posta adresi, kullanıcı adı, bağlı olduğunuz firma ve şube.
• Hesap güvenliği: parolanız (açık metin olarak değil, geri döndürülemez biçimde pbkdf2-sha256 özetlenerek saklanır), rol ve yetki tanımlarınız, son giriş zamanı, hatalı giriş sayacı ve hesap bloke durumu, tanımlıysa parolasız giriş (passkey/WebAuthn) için cihazınızın açık anahtarı ve cihaz adı. Passkey kullanıyorsanız parmak izi veya yüz veriniz cihazınızdan çıkmaz, sunucuya aktarılmaz.
• Giriş ve erişim günlükleri: başarılı ve başarısız giriş denemeleri, giriş anındaki IP adresi ve tarayıcı/cihaz bilgisi, oturum açma-kapama zamanları.
• İşlem ve erişim izleri: kayıt üzerinde yaptığınız değişikliğin denetim günlüğü (hangi alan, eski ve yeni değer, kim, ne zaman) ve belge görüntüleme / indirme kayıtları. Bu izler, verinin kim tarafından değiştirildiğinin sonradan gösterilebilmesi için tutulur.
• Platform içi iletişim: Kapsis sohbet modülünde gönderdiğiniz mesajlar ve dosyalar; firmanızın WhatsApp iş hattı Kapsis'e bağlanmışsa, bu hat üzerinden geçen mesajların içeriği, gönderen numarası/adı ve varsa ekleri. Bu özellik yalnızca firmanız tarafından açıkça etkinleştirildiğinde çalışır.
• Destek ve talep kayıtları: ilettiğiniz hata bildirimleri, geliştirme istekleri ve bunlara ait yazışmalar.
• Bildirim: mobil bildirim almayı seçtiyseniz cihaz bildirim anahtarınız.

Mesai, konum ve PDKS kayıtları hakkında: Kapsis'te mesai giriş-çıkış saatleri, mesai başlangıç ve bitişinde alınan konum (enlem-boylam) bilgisi ve kart okuyucu terminallerinden gelen geçiş kayıtları da tutulur. Bu veriler çalışma süresinin takibi amacıyla işvereniniz adına işlenir; bunlarda veri sorumlusu işvereninizdir, Kapsam veri işleyendir. Platform üzerinden toplandığı için şeffaflık gereği burada belirtilmiştir; amacı ve hukuki sebebi için işvereninizin aydınlatma metnine bakınız.

5. İşleme amaçları

• Hesabınızı oluşturmak, kimliğinizi doğrulamak ve oturumunuzu yönetmek.
• Yetkilendirme: yalnızca görmeye yetkili olduğunuz firmanın ve modülün verisine erişmenizi sağlamak.
• Platform güvenliğini sağlamak: yetkisiz erişim denemelerini tespit etmek, hesap ele geçirmeye karşı önlem almak, olay incelemesi yapmak.
• Hesap verebilirlik: kayıt değişikliklerinin kim tarafından yapıldığını gösterebilmek ve KVKK onay kayıtlarını ispatlayabilmek.
• Hizmetin sürdürülmesi: arıza giderme, yedekleme, performans ve kapasite yönetimi.
• Destek taleplerinizi karşılamak ve platformu geliştirmek.
• Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve yetkili kurum taleplerinin karşılanması.

6. Hukuki sebepler (KVKK m. 5)

• m. 5/2-c — Sözleşmenin kurulması veya ifası: hesabınızın açılması, oturum yönetimi ve hizmetin size sunulması.
• m. 5/2-ç — Hukuki yükümlülük: mevzuatın öngördüğü kayıt ve saklama yükümlülükleri, yetkili mercilere bilgi verilmesi.
• m. 5/2-e — Hakkın tesisi, kullanılması veya korunması: denetim günlükleri ve KVKK onay kayıtları.
• m. 5/2-f — Meşru menfaat: platform ve hesap güvenliği, kötüye kullanımın önlenmesi, hizmet sürekliliği. Bu sebep, temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla uygulanır.

Bu veriler açık rızaya dayanılarak işlenmez; dolayısıyla rızanızı geri çekmeniz gibi bir yol söz konusu değildir. Platform hesabı verisi, hizmetin verilebilmesi için zorunludur.

7. Özel nitelikli kişisel veriler (KVKK m. 6)

Bu metnin kapsadığı platform hesabı verisi içinde sağlık verisi ya da başka bir özel nitelikli veri yer almaz. Kapsis'te sağlık ve İSG verisi bulunur; ancak bu veriler müşteri firmanın sorumluluğundadır, KVKK m. 6 şartlarına göre o firma tarafından işlenir ve Kapsam bunlara yalnızca veri işleyen sıfatıyla, yetkisi tanımlı kullanıcılar dışında erişim olmayacak şekilde teknik hizmet verir.

8. Aktarım ve sunucuların bulunduğu yer (KVKK m. 8 ve m. 9)

Verileriniz pazarlama amacıyla hiçbir üçüncü tarafa satılmaz veya devredilmez. Aktarım yalnızca şu hallerde ve şu kapsamda olur:

• Sunucu barındırma (yurt dışı): Kapsis, Hostinger International Limited altyapısında, Almanya'da bulunan sunucularda barındırılmaktadır. Veritabanı ve yedekler bu sunucularda tutulduğu için, verileriniz KVKK m. 9 anlamında yurt dışında işlenmektedir. Barındırma sağlayıcısı verilere kendi amacıyla erişmez; teknik altyapı hizmeti verir.
• Kendi firmanız: hesabınızın bağlı olduğu firmanın yetkili kullanıcıları, yetkileri çerçevesinde hesap ve onay kayıtlarınızı görebilir.
• Yetkili kamu kurumları: mevzuatın zorunlu kıldığı hallerde ve talep edilen kapsamla sınırlı olarak.

9. Toplama yöntemi

Veriler; hesabınızı oluşturan firma yetkilisi tarafından girilerek, sizin platforma girdiğiniz bilgiler üzerinden ve platformu kullanmanız sırasında sistemin otomatik ürettiği kayıtlar (giriş günlüğü, denetim izi) yoluyla, elektronik ortamda toplanır.

10. Saklama süreleri

• Hesap bilgileri: hesabınız aktif olduğu sürece; hesabın kapatılmasından sonra hukuki zamanaşımı süreleri boyunca saklanır, sonrasında silinir veya anonim hale getirilir.
• Giriş ve erişim günlükleri: güvenlik incelemesi ve hukuki ispat ihtiyacı çerçevesinde tutulur.
• Denetim izleri ve KVKK onay kayıtları: ilgili kaydın saklama süresi boyunca; onay kayıtları, aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirildiğini ispat amacıyla korunur.
• Yedekler: yedekleme döngüsü içinde kalan kopyalar, döngü tamamlandığında üzerine yazılarak ortadan kalkar.

11. Veri güvenliği

Alınan başlıca teknik tedbirler: tüm trafiğin HTTPS ile şifrelenmesi, oturum çerezlerinin yalnızca güvenli bağlantıda ve betiklerden okunamaz biçimde (Secure + HttpOnly) verilmesi, parolaların geri döndürülemez özetle saklanması, rol ve yetki bazlı erişim denetimi, firmalar arası veri yalıtımı, yüklenen dosyaların doğrudan adresle değil yetki denetiminden geçen uçlardan sunulması, işlem ve erişim günlüğü tutulması ve düzenli yedekleme.

12. İlgili kişi olarak haklarınız (KVKK m. 11)

Kanun'un 11. maddesi uyarınca Kapsam'a başvurarak şunları talep edebilirsiniz:

• Kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme.
• İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme.
• Yurt içinde veya yurt dışında verinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme.
• Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme.
• Kanun'un 7. maddesindeki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme.
• Düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin verinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme.
• Münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonuç ortaya çıkmasına itiraz etme.
• Kanuna aykırı işleme sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

Platform hesabı verisiyle ilgili talepleriniz için muhatap Kapsam'dır. Özlük, İSG ve sağlık verinizle ilgili talepleriniz için muhatap işvereninizdir; böyle bir talep Kapsam'a ulaşırsa, veri işleyen sıfatımız gereği ilgili firmaya yönlendirilir.

13. Başvuru yöntemi

Başvurunuzu, kimliğinizi tevsik edici bilgilerle birlikte Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'e uygun şekilde iletebilirsiniz. Başvurular en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır.

• Platform üzerinden: Kapsis içindeki destek / geliştirme talebi kanalını kullanabilirsiniz.
• E-posta: platform yöneticisi adresi — yener.yavan@kapsamsaglik.com.tr
• Yazılı başvuru adresi, ticaret unvanı, MERSİS/vergi numarası ve KEP adresi: [TAMAMLANACAK — Kapsam'ın resmî unvanı, tebligat adresi ve KEP adresi Yener Bey tarafından eklenecektir.]

14. Bu metinde yapılacak değişiklikler

Bu metin güncellenirse sürüm numarası artırılır ve Kapsis'e bir sonraki girişinizde güncel metin yeniden onayınıza sunulur. Yürürlükteki metne, oturum açmadan da giriş ekranındaki bağlantıdan her zaman ulaşabilirsiniz.